Arbeid med innhold til ansattportal - Viken fylkeskommune

Arbeid med innhold til ansattportal

Flere fagmiljø er involvert i å utarbeide innhold til ny ansattportal. Vi utvikler løsningen i SharePoint, slik at den vil fungere godt sammen med Teams for samhandling. Denne siden blir oppdatert når vi har maler og fremgangsmåter for å jobbe med innholdet. Vi har nettopp fått tilgang til løsningen og publiserer skjermbilder når vi har noen eksempler. Flere vil få tilgang til å publisere etter opplæring. 

Skriv "oppskrift" for oppgaver ansatte skal gjøre i Viken

I utgangspunktet skiller vi ikke mellom sjekklister/veiledere/rutiner/retningslinjer i arbeid med innhold til ny ansattportal. Det viktigste for bruker er å få enkelt forklart hvordan de skal løse en oppgave.

Bruker kan trenge alt fra en kort sjekkliste, en detaljert beskrivelse av prosedyre, veiledning på hvordan navigere i et bestemt arbeidsverktøy til et konkret eksempel på beste praksis. Og noen ganger trenger de en kombinasjon av alt for å løse oppgaven riktig. Vi forsøker alltid å finne enkleste vei til målet, slik at sluttbruker ikke må lese unødvendig mye info for å løse oppgaven.

Ambisjonsnivået til 1. januar 2020 er at vi skal få på plass det innholdet som er nødvendig for å løse de viktigste arbeidsoppgavene ansatte har.

Redaktør for ansattportal har ansvar for å strukturere informasjon slik at ansatte finner det de trenger når de trenger det. Nettredaksjonen tilpasser også layout etter behov og kan støtte på klart språk, slik at ansatte opplever at innholdet er relevant for dem. Vi publiserer oppskriftene som SharePoint-sider (ansattportal i Viken). Flere vil etterhvert få skrivetilgang. Inntil videre kan du skrive oppskrift ved å følge råd for å skrive god tekst på nett, bruke sjekklisten for oppskrift. Skriv gjerne inn i følgende mal, da får vi med viktig informasjon om mål og målgruppe:

Sjekkliste for oppskrift

  • Må ansatt følge en bestemt rekkefølge deler du opp i steg som nummeres. Ellers kan det være nok med stikkord i sjekkliste.
  • Dersom innholdet ikke må komme i en bestemt rekkefølge skal det viktigste komme først.
  • Er deler av oppskriften lovpålagt? I så fall markerer du avsnittet i rødt. Lenk gjerne til relevant lov, dersom du har det tilgjengelig.
  • Bør oppgaven ses i sammenheng med en annen oppgave? Skriv gjerne tittel på andre oppskrifter som bør kobles mot denne.
  • Finnes det en politisk instruks som påvirker hva praksis skal være?
  • Trengs utsnitt av skjermbilder for å vise hvordan verktøy skal brukes? I så fall trenger vi bildefil som egen fil i tillegg til at den plasseres på rett sted i oppskriften. Vi må laste opp bildefiler på SharePoint for å lage oppskriften som en side.
  • Finnes det videoer eller e-læring som vi kan lenke til, dersom noe i oppskriften krever grundigere innføring i et verktøy?
  • Unntak plasseres til slutt i oppskrift
  • (Er oppgaven så kompleks at vi bør ha noen eksempler for beste praksis? Det er antagelig få oppskrifter som må ha eksempler og dette er uansett ikke prioritert å få på plass før 2020.)

Skriv god tekst for nettsider

Vi leser annerledes på nett enn på papir. I hovedsak leter vi etter informasjon på nett, og skanner over informasjon, mer enn vi leser den. Det er derfor veldig sjelden vi leser all tekst på en nettside, og mange leser kun overskrifter for å finne akkurat den informasjon de trenger. Bruk gjerne denne sjekklisten når du skriver innhold til ansattportal:

  1. Hvorfor og til hvem skriver du denne teksten?
    • Hvem er målgruppen for teksten?
    • Hva er målet mitt med denne teksten? Hva vil jeg oppnå med den?
    • Hvilken oppgave skal bruker ha løst med denne teksten?
    • Noter svarene på disse punktene øverst i dokumentet ditt, slik at redaksjonen får denne informasjonen når vi skal publisere innholdet inn på ansattportalen.
  2. Overskrift: Kort og presis
    • En overskrift bør være et enkelt ord, i noen tilfeller to ord, som beskriver emnet teksten tar for seg. Husk å velge ord som brukeren selv bruker.
  3. Ingress: Oppsummering av teksten
    • De fleste tekster bør ha en ingress eller innledning på max to til tre setninger. Ingressen skal kort oppsummerer innholdet på siden.   
  4. Tekst: Det viktigste først
    • En god tekst har et tydelig hovedbudskap som leserne slipper å lete etter. Hold teksten til korte avsnitt med om lag 2-4 setninger, gjerne med meningsbærende underoverskrifter.
    • Bygg opp teksten avsnitt for avsnitt etter prinsippet om fallende viktighet.
    • Lenger ned i teksten kan du komme med utdypende forklaringer og begrunnelser.
    • Bruk gjerne lister der det er naturlig
    • Pass på å bruke ord leseren vil se etter og bruker selv
  5. Underoverskrifter
    • I lange tekster bør du dele innholdet i flere underoverskrifter som er meningsbærende. I tillegg bør de inneholde ord leseren vil se etter og bruker selv. Disse skal hjelpe bruker til å kunne lese vertikalt slik at de kan få raskt overblikk over teksten bare ved å skanne over teksten.
  6. Korte avsnitt med enkle overskrifter
    • Hold teksten til korte avsnitt med meningsbærende underoverskrifter slik at det blir lett for bruker å finne frem til den informasjonen de trenger. Bruk gjerne kulepunkter der det er naturlig å bryte opp teksten.
  7. Klart språk
    • skriv med enkelt språk som målgruppen forstår
    • skriv slik at målgruppen finner informasjonen de trenger
    • skriv slik at målgruppen kan løse sine oppgaver
  8. Bruk av lenker
    • Bruk gjerne lenker i teksten, til annen relevant informasjon, men beskriv i lenketeksten tydelig hvor lenken fører. Lenk gjerne opp flere ord og bruk aktivt språk i lenketeksten. Sikre at bruker skjønner om du lenker til eksterne nettsteder. Eksempel:  Du kan også stemme i utlandet. (valg.no)
  9. Tilrettelegg for søk
    • Bruk de ordene du vet og antar at brukeren søker etter slik at søkemotoren får treff på siden informasjonen ligger. Med andre ord ikke bruke forkortelser eller stammespråk, men de ordene bruker selv benytter.

Kontakt

Har du innspill eller spørsmål knyttet til arbeid med innhold for ny ansattportal, kontakt Anbjørg Kolaas