Har valgt arkivsystem for Viken

Nå er det klart at saksbehandlerløsningen Viken-ansatte skal jobbe i er Elements.

FORNØYD: Wibekke Skjødt Danielsen (leveranseansvarlig) og Jørn Andersen (Evry)  er fornøyde med avtalen som er inngått. FOTO: Privat - Klikk for stort bildeFORNØYD: Wibekke Skjødt Danielsen (leveranseansvarlig) og Jørn Andersen (Evry) er fornøyde med avtalen som er inngått. FOTO: Privat

Det er klart etter at anskaffelsen nå er avsluttet. Dermed er en svært viktig grunnstein i Viken-strukturen på plass.

Fra 1.januar 2020 vil rundt 2500 daglig bruke dette systemet i Viken fylkeskommune.

Brukervennlig og moderne

Elements er resultatet av en videreutvikling av produktene ESA og ePhorte, som benyttes av mer 400 kommuner og statlige virksomheter i Norge.

Dette gjør løsningen til et av Norges mest utbredte sak/arkivsystem i offentlig sektor. Nylig har også nye Innlandet fylkeskommune valgt Elements som sin løsning.

FEIRING: Avtalen ble innviet med kake. FOTO: Privat - Klikk for stort bildeFEIRING: Avtalen ble innviet med kake. FOTO: Privat Arkivsjef Wibekke Skjødt Danielsen i Østfold fylkeskommune har vært leveranseansvarlig for Viken i prosessen. Hun mener valget av Elements er svært godt. Kravspesifikasjoner er ivaretatt, og dette gjelder spesielt viktigheten av at Elements følger Vikens digitale arkitekturprinsipper som kort sagt handler om at alle digitale systemer skal passe sammen - til det beste for brukerne.

Les også: Forbereder ny IT-hverdag

- Elements har et helt nytt brukergrensesnitt. Det gjør at det vil se helt nytt ut for alle, også for de som i dag er vant til å jobbe i eksempelvis ePhorte, som alle tre fylkeskommuner har i dag. I systemet er det flere moderne elementer som gjør at det også ligner mer på elementer i Office365-systemene vi bruker i dag. I sum blir dette mer brukervennlig, forklarer hun.

Alle får opplæring

Alle som skal bruke Elements vil få nødvendig opplæring. I og med at det er nærmere 2500 brukere som skal læres opp, vil denne opplæringen går over en lengre tidsperiode.

Skjødt Danielsen forteller at en opplæringsplan er i ferd med å utarbeides i disse dager, og mer informasjon om dette vil gis til de ansatte etter hvert.

Testes i høst, i gang fra januar

Skjødt Danielsen forteller videre at det nye systemet skal testes over sommeren.

- Dersom noen ansatte vil være med på denne testingen er det bare til å melde fra, oppfordrer hun.

Elements skal så være klart til bruk for Viken-ansatte fra 1. januar 2020. Men Wibekke Skjødt Danielsen understreker at systemet som da rulles ut blir en minimumsløsning.

- Vi har hatt svært korte tidsfrister å forholde oss til, så når vi er i drift fra januar blir det ut fra de minimumskrav til det som må være på plass. Vi vil så jobbe fortløpende videre med utvikling utover, sier hun.

Les mer om arkitekturprinsippene her

Fant du det du lette etter?