Slik blir den digitale overgangen til Viken - Prosjekt Viken fylkeskommune

Ny nettside

Vi har ny nettside:
www.viken.no


Denne siden blir ikke oppdatert.

Slik blir den digitale overgangen til Viken

Det blir flere digitale løsninger i Viken fylkeskommune og alle ansatte skal få støtte i overgangen fra gamle til nye verktøy.

Klikk for stort bildeAnbjørg Kolaas, kommunikasjonsansvarlig i prosjektstab for Viken 2020. Marius Vannum    

Det er mange spørsmål rundt overgangen fra gamle systemer til nye digitale løsninger og verktøy som skal brukes etter nyttår. Heldigvis skal alle ansatte få hjelp av både Viken brukerhjelp, suksesspådrivere og andre kolleger. I tillegg kan alle ansatte selv finne informasjon om veiledning og opplæring.

I første steg av prosessen før jul, så skal alle ansatte i administrasjonen levere inn sin PC i uke 51, og få den utlevert dagen etterpå. Husk å ta med strømkabel, utfylt lapp, og PC i en pose, bag eller lignende når du leverer den inn. Før man leverer inn PC, er det viktig at alle har lagret dokumentene sine i OneDrive.

– Har du lagret dokumenter og lignende kun direkte på PC-en?  Da må du huske å lagre i OneDrive. Men ikke rydd noe i OneDrive eller på fellesområder nå. Jobben er allerede i gang med kopiering inn til Viken, Anbjørg Kolaas, kommunikasjonsansvarlig i prosjektstab for Viken 2020. 

Hun vil gjøre alle oppmerksomme på at ansatte som har saker gående i Ephorte, må klargjøre dette innen 9. desember.

Logge på Viken

I uke 50 skal alle ansatte motta en SMS med brukernavn, for å kunne logge seg på som Viken-bruker. Her vil det være en autentisering for å vise at du er den personen du er. Alle som trenger, vil få veiledning i dette fra Viken service og suksesspådrivere. Deretter vil man få innføring i Viken office 365, e-post, og Teams, og gjennomgang av digitale verktøy som Visma, Elements, ansattportal og fagapplikasjoner. Man vil også få innføring i utskrifter, mobil og fjernløsninger.

– Vi går ikke detaljert inn i opplæringen, dere får detaljerte veiledninger etter at dere har hentet klargjort Viken-PC i uke 51. Men vi skal gi god oversikt på helheten i løsningene, slik at det går raskt å gjennomgå opplæringen, sier Kolaas.

Til alle som har spørsmål om hva som skjer med e-postene til alle ansatte, kan Kolaas berolige med at alle eposter som kommer til din gamle epost blir videresendt automatisk til Viken-epost helt frem til 16. februar. Deretter vil sendere av e-poster få en automatisk svarmelding.

– Alle e-poster kopieres automatisk og videresendes til Viken. 23. desember stenges e-postene. Ansatte blir eventuelt nødt til å bruke Viken e-post i romjulen. Etter 16. februar kommer det en automatisk svarmelding om at du har fått en ny e-post. Opplys gjerne viktige kontakter om at du har fått en ny epostadresse, sier Kolaas.

Møterom

Alle ansattes kalendere vil kopieres til Viken-brukeren din, men møterom vil få nye navn i Viken. Derfor blir du nødt til å booke på nytt når du som ansatt har fått ny Viken-pc.

Gjennom apps.viken.no får alle tilgang til fellesprogramvarer som ansatte vil få brukt for. Om du ikke får alle du trenger, be om tilgang/lisens til dette i januar fra IT eller brukerstøtte.

Etter nyttår

I januar vil dagens ID-kort fungere som adgangskort frem til du får nytt, men alle som er fotografert skal hente nytt Viken-kort i resepsjonen fra 2. januar. Ansatte ved skoler og andre ytre enheter har adgang til bygg med gammelt id kort og får utdelt nytt Viken ID-kort utpå nyåret.

I januar vil det bli viktig at man begynner å tenke nytt. Med moderne samhandlingsverktøy er det viktig å legge til rette for nettmøter, når man innkaller til møter i Teams eller Skype.

Husk å se arbeidet ditt i en større sammenheng. Ta ansvar for deling og samhandling av uferdige dokumenter. En digital arbeidsplass vil si at det er mer åpenhet og inkludering.

Viktig datoer å huske på

  • Reiseregninger må være godkjent før 31. desember. Beregne dette i god tid, slik at de blir godkjent tidsnok.
  • Sykemelding og foreldrepermisjon opphører i ny organisasjon, derfor må ansatte registreres på nytt i Viken.
  • 3. januar er siste frist for registrering for overtid og timer i 2019.