Dokumentflyt og arkivering i prosjektperioden Viken 2020  - Viken fylkeskommune

Dokumentflyt og arkivering i prosjektperioden Viken 2020 

Prosjekt Viken fylkeskommune 2020 skaper dokumenter som skal journalføres og arkiveres, og som vil være bevaringsverdige for ettertiden. Prosjektorganisasjonens arkiv skal holdes adskilt fra arkivene til de gamle fylkeskommunene og arkivet til den nye fylkeskommunen. 

Viken-ePhorte stenges 31.12.19, og det foretas ikke flytting over i Elements. Etter 1.1.2020 må man slå opp i Viken-Phorte og fullføre saksbehandling i Elements (dvs. lage ny sak, med henvisning) om noe går over årsskiftet.

Dette betyr altså at saksbehandlere kan krysshenvise i Elements (i egen fane på saksnivå, der man skriver inn det gamle saksnummeret i Viken-ephorte). Alternativt lager saksbehandlere nye saker, og henter inn relevante dokumenter, herunder gamle dokumenter. Viken-ephorte vil være søkbar for alle ansatte lenge etter 1.1.2020. 

For prosjektorganisasjonen er Viken-ePhorte etablert som arkiv. Hver fylkeskommune legger inn de saksbehandlere som trenger tilgang som brukere i Viken-ePhorte, meldes via brukerhjelp@viken2020.no. For prosjektarbeid og samhandling er arbeidsrom Viken etablert. 

Arkiver ledermøter

Ledere skal arkivere beslutninger, dette gjelder også for innplasserte linjeledere som gjennomfører ledermøter i overgangen til Viken. 

Beslutningsunderlag skal arkiveres:

  • Møteinnkalling med saksliste og saksfremlegg (vedlegg som sendes ut sammen med møteinnkallingen)
  • Referat fra møtet med presentasjoner, saksunderlag og hva som ble besluttet av hvem og når

Dokumentflyt og arkivering